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无纸化会议系统解决方案
来源: | 作者:pmoda265c | 发布时间: 2017-09-05 | 1639 次浏览 | 分享到:

 无纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是:文件传输网络化, 文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。

同时,会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册,既浪费了人力、财力,又增加了内部会议资料泄露的风险。无纸化会议管理系统的建设可提高自动化办公效率,实现无纸化会议、无纸化案件讨论,可降低行政办公费用,提高协同办公效率。造纸用纸必须砍树,在现代科技高速发展的背景下更多实现无纸化会议系统,不光是在厉行节约、提高会议效率,更是生态绿肺的福音。
       
无纸化会议系统管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议主办方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能,保证会议正常、有序、安全地进行。无纸化会议系统终端配备会议应用,可支持电子桌牌显示、签到图像采集、多媒体播放、视频会议、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读等多种常见的会议功能,又集成有电子白板、手写批注、同步文稿演示、文稿导读、共享到投影仪等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。
 

无纸化会议系统是运行在PC、平板电脑上的新一代数字化会议系统,本系统采用全新的会议模式,将传统会议过程中的各环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部“搬”上多媒体平台,管理者能在更短时间内完成多于以往的任务,增加工作效率的同时,降低了纸质会议成本。

无纸化会议系统提供签到管理、会议议程、会议投票、会议同屏、资料查阅等多种功能,为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台,各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通;改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。

会议管理
功能说明:创建会议,对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。

保密会议

功能说明:可将会议性质设置为保密级别,仅设定的与会人员可查看、参与会议。

权限设置

功能说明:对与会人员设置相应的账号权限,增加会议的安全性能,分设主持人、主讲人、参会者、听众,方便随时添加参会人员并控制权限实现会议保密性。

资料保密

功能说明:所有会议资料不允许保存、下载,会议结束后,所有资料自动删除。

会议签到

功能说明:实现所有参会人员电子签到,自动记录、统计会议出席情况,根据相应的需求可提供参会人员原笔迹签到记录,并同时更新会议文件。

人员编排

功能说明:会务人员在后台对参会人员的座位进行编排、调整,使每个终端可实现桌牌显示功能。参会人员在会中可以浏览其他参会人员的情况。会议秘书输入对应的姓名后,电子桌牌自动更新。

参会人员

功能说明:显示参会人员信息列表、签到时间、签到笔记,并支持下载打印。

同步演示

功能说明:实现发言人与每位参会人员的终端同步共享。同步时,支持手写批注、圈划。

电子白板

功能说明:用于会议讨论,参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写、标注;支持在白板上打开图片和设计图纸; 参会人员实时共享白板上书写的内容。

会议文件

功能说明:本次会议文件的列表、分类,供参会者查阅、讨论。支持修改文件上传、分发,自动生成会签文件,会后选择性授权下载。

会议服务

功能说明:各终端都能在会上向服务人员发起呼叫服务,服务内容包括:笔、纸、茶水、其他,会议服务人员可实时查看具体服务状态,进行跟踪和处理。

短信交流

功能说明:短信交流分一对一,一对多的交流方式。方便参会人员在会议进行中的临时通知、提醒、小范围交流等。

会议公告

功能说明:会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息,会议公告以滚动字幕形式循环显示。

个人资料

功能说明:参会人员会前准备的个人发言资料,发言时可以共享,有效提升会议效率,节约会议时间。

会议纪要

功能说明:用于记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作,可将会议纪要发给他们,并要求其执行。该功能可由秘书端设制权限,特殊部门会议内容可设置成禁止下载。

会议存档

功能说明:实现所有会议资料的存储,包括带有批改内容的文件。可单独保存或选择性打包下载,支持文件发送至指定邮箱、本地下载至电脑或U盘。

会议投票

功能说明:会议现场表决功能,支持无记名投票,支持说明性投票,投票倒计时提示等,快速统计投票结果,以数字和示意图形式显示。

支持终端多样化

功能说明:根据客户多样化需求,系统支持平板、电脑作为无纸化会议终端,可同屏显示内容、参与会议。



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